Im B2B-Bereich sollen elektronische Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 zur Pflicht werden. So sieht es das vom Bundeskabinett beschlossene Wachstumschancengesetz vor. Bislang gab es die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nur für die Lieferanten und Dienstleister des Bundes. Nun soll sie auch im B2B-Bereich obligatorisch werden, um die Digitalisierung in diesem Bereich weiter voranzutreiben. Die Einführung der E-Rechnung verspricht Unternehmen Kosteneinsparungen, Effizienzgewinne und mehr Transparenz. Sie bringt jedoch, wie jeder Wandel, auch kleinere Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel zeigen wir, was Sie rund um das Thema E-Rechnung wissen sollten und wie Sie den Umstieg problemlos meistern können.
E-Rechnung – Was ist das eigentlich?
Spricht man von E-Rechnung, kommt es schnell zu Missverständnissen. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird „E-Rechnung“ nämlich für viele Formen von Rechnungen verwendet. Er wird sowohl für rein bildhafte Darstellungen wie z.B. eingescannte Papierrechnungen oder ein PDF-Dokument als auch für ausschließlich strukturierte Datenformate gebraucht.
Was eine E-Rechnung im eigentlichen Sinne ist, ist in einer Norm der Europäischen Union definiert (EN 16931). Nach der EU-Norm unterscheidet sich eine E-Rechnung von einer eingescannten Papierrechnung oder einer Rechnung im PDF-Format darin, dass sie strukturiert, maschinenlesbar und ohne Medienbruch direkt weiterverarbeitet werden kann. Eine E-Rechnung ist ein semantisches Datenformat, das auf dem XML-Standard beruht. Dieser wurde speziell für die maschinelle Verarbeitung entwickelt und kann vom Menschen nur mit Hilfe eines Visualisierungsprogramms gelesen werden.
Welche Standards für E-Rechnungen gibt es?
Mittlerweile existieren mehrere Standards, die die elektronische Rechnungsstellung entsprechend der Vorgaben der EU-Norm erfüllen. Der XRechnung-Standard ist im Auftrag des IT-Planungsrates von Bund und Ländern von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt worden. Er gilt als verbindlicher nationaler Standard, der in der Bundesverwaltung verwendet wird.
Neben dem XRechnung-Standard gibt es den ZUGFeRD-Standard. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es ist ein Einheitsformat für den elektronischen Rechnungsaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Kooperation mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie entwickelt wurde. Es bietet den großen Vorteil, dass es übergreifend verwendet werden kann, also sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für Unternehmen in der freien Wirtschaft – weltweit.
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Datenformat, bei dem strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument (PDF/A3) integriert sind. Bilddatei und die maschinenlesbaren Rechnungsdaten liegen in einer ZUGFeRD-Rechnung also zusammen vor. Es besteht aber auch die Möglichkeit, ZUGFeRD-Rechnungen als rein strukturierte XML-Dateien zu erstellen, also ganz ohne das die Rechnungsdaten visualisierende PDF-Dokument.
Wie lassen sich E-Rechnungen sicher erstellen?
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, E-Rechnungen zu erstellen. Mittlerweile existieren mehrere spezialisierte Websites, auf denen E-Rechnungen mittels eines Generators erstellt werden können. Für Unternehmen, die regelmäßig E-Rechnungen erstellen, ist diese Option jedoch ungeeignet, da sie zeitaufwändig ist und die ordnungsgemäße Buchführung erschwert. Außerdem besteht die Gefahr, dass die Generatoren nicht regelmäßig aktualisiert werden und nicht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen genügen.
Für Unternehmen ist es daher ratsam, auf eine moderne Finanz- und Buchhaltungssoftware zu setzen, mit der sich E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) rechtssicher erstellen und auch aufbewahren lassen. Um die Einhaltung des Datenschutzes (DSGVO) und der Aufbewahrungspflichten (GoBD) muss man sich keine Gedanken mehr machen.
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
Für Unternehmen gibt es viele gute Gründe, auf die elektronische Rechnungsstellung umzusteigen, denn diese bietet zahlreiche Vorteile:
- Kostensenkung: Mit der E-Rechnung entfallen Kosten für den Versand, Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen. Der zeitaufwändige und teure Erstellungs- und Versandprozess einer Papierrechnung entfällt. Mitarbeiter, die bisher die Rechnungsstellung übernommen haben, gewinnen mehr Zeit und können sich anderen Aufgaben zuwenden. Auch Empfänger profitieren von E-Rechnungen, denn die manuelle Bearbeitung eingegangener Rechnungen entfällt, da diese automatisch in das Finanz- und Buchhaltungstool überführt und weiterverarbeitet werden können.
- Kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Rechnungsbegleichung: In der Regel beginnen Zahlungsfristen mit dem Erhalt einer Rechnung. E-Rechnungen erreichen ihren Empfänger direkt nach ihrem Versand, was eine frühere und fristgerechte Begleichung ermöglicht.
- Fehlervermeidung: Weil sich mit einer Finanz- und Buchhaltungssoftware die Rechnungsstellung und -verarbeitung fast vollständig automatisieren lassen und händische Eingriffe weitgehend entfallen, kommt es viel seltener zu Eingabefehlern.
- Sichere Archivierung: In Deutschland sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ihre Rechnungen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Erfolgt die Rechnungsstellung und Aufbewahrung in Papierform, wird hierfür schnell ein gesonderter Archivraum benötigt. Kommt es in diesem zu einem Brand oder Wasserschaden, kann das schnell den Verlust aller Rechnungsunterlagen bedeuten. Für das Unternehmen kann ein solcher Verlust ziemlich teuer werden. Werden die Rechnungen hingegen elektronisch in einem Finanz- und Buchhaltungssystem aufbewahrt, sind diese nicht nur datenschutzkonform und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) gespeichert, sondern auch durch Backups und Datenspiegelung sehr gut gegen Verlust geschützt. Die digitale Archivierung hat zudem den Vorteil, dass Rechnungen schnell gesucht und gefunden werden können und gleichzeitig besser vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Wann sollte man auf die E-Rechnung umsteigen?
Allein die Vorteile, die die E-Rechnung für Unternehmen bietet, sind ein hinreichender Anreiz, deren Einführung rasch anzugehen und nicht bis zur letzten Minute zu warten. Zwar sieht das im Bundeskabinett verabschiedete Wachstumschancengesetz verschiedene Übergangsfristen vor, in denen es unter bestimmten Bedingungen weiterhin möglich sein soll, Papierrechnungen im B2B-Bereich zu verwenden, aber wer sich schon jetzt für die Einführung entscheidet, spart letztlich Zeit, Geld und vor allem Nerven. Wenn Sie den Umstieg in Angriff nehmen wollen, lohnt es sich zunächst, verschiedene Finanz- und Buchhaltungstools miteinander zu vergleichen. Natürlich beraten wir Sie gerne und unterstützen Sie auch bei der Einführung einer Software in Ihrem Unternehmen. Buchen Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin bei einem unserer Experten.
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