Wer seine Energieversorgung wirtschaftlicher und umweltfreundlicher gestalten möchte, der findet bei der KlimSol GmbH & Co. KG fachkundige Ansprechpartner. Das in Bergheim ansässige Unternehmen ist auf die Planung und Installation von Photovoltaikanlagen spezialisiert und begleitet Privat -und Gewerbekunden seit vielen Jahren erfolgreich auf dem Weg zu einer unabhängigen Stromversorgung.

Die KlimSol GmbH & Co. KG kontaktierte uns mit einem ambitionierten Ziel: Der Großteil der noch analog ablaufenden Unternehmensprozesse sollte in die digitale Welt überführt werden, um ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Von der Digitalisierungsoffensive sollten die Mitarbeiter im Vertrieb und im Außendienst gleichermaßen profitieren und ein reibungsloser Informationsaustausch zwischen der Verwaltung und den Monteuren auf der Baustelle gewährleistet werden.

KlimSol entschied sich zunächst für Bitrix24 in der Cloud-Variante, um schon bald auf die leistungsstärkere On-Premise Version zu wechseln. Der Wunsch nach individueller Ausgestaltung und das unternehmerische Wachstum waren für diese Entscheidung gleichermaßen maßgeblich. Nachdem gemeinschaftlich ein Konzept erarbeitet worden war, um die bestehenden Herausforderungen zu adressieren, machten wir uns an die Umsetzung. Wir legten ein automatisiertes Aufgabenmanagement an, das für eine faire Aufgabenverteilung unter den Mitarbeitern im Vertriebsteam sorgt. Komfortabel können diese über die von uns in Bitrix24 integrierte VoIP-Telefonie mit dem Kunden in Verbindung treten. Alle telefonische Kundenkontakte sind in Bitrix24 nachverfolgbar, lassen sich mit Notizen versehen und fließen in eine statistische Auswertung ein, wodurch der Erfolg der einzelnen Mitarbeiter transparenter gemacht wird. Die Vergütung für die Vermittlung von Abschlüssen wird automatisch über einen Provisionsrechner ermittelt.

Ein zentraler Baustein bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse bildete die Auftragsverwaltung. Neben der Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Proformarechnungen mit Abschlägen beinhaltet diese auch eine Zahlungseingangskontrolle. Die Materialbestellung für die jeweiligen Aufträge erfolgt automatisiert inklusive einer vorausgehenden Preisabfrage im Großhandelsportal. Fast von selbst erledigt sich auch die Rechnungsstellung, die wir zur Wahrung der GoBD-Konformität nach SevDesk auslagerten. Alle Rechnungen werden in Bitrix24 ausgelöst, in SevDesk generiert und dann direkt im Auftrag in Bitrix24 abgelegt.

Um das Vertriebsteam bei der Leadgenerierung zu unterstützen, haben wir über Google Ads und Facebook Werbung geschaltet. Interessenten können ihre Anfragen auf der KlimSol-Webseite bequem in ein Online-Formular eingeben
und werden umgehend von einem Mitarbeiter kontaktiert. Über das geplanten Kundenportal wird es künftig möglich sein, den eigenen Auftrag einzusehen und den Fortgang des Projekts nachzuverfolgen. Natürlich bietet dieses auch die Möglichkeit, sich mit den KlimaSol-Mitarbeitern in Verbindung zu setzen. 

Die digitale Brücke zu den Mitarbeitern im Außendienst wird die noch in der Entwicklung befindliche mobil-App für Android basierte Endgeräte schlagen. Mit ihr können die in Bitrix24 hinterlegten Auftragsdaten eingesehen und bearbeitet, Montageberichte und -abnahmen samt Unterschrift des Auftraggebers dokumentiert, Termine geplant und die Arbeitszeiten wie im Büro erfasst werden.