Als Raphaela Steinbrügge im März 2008 die erste Bona Lingua Praxis in Hannover-Kleefeld eröffnete, tat sie dies mit dem Anspruch, ein ganzheitliches logopädisches Angebot zu schaffen, um den individuellen Bedürfnissen all ihrer Patienten gerecht zu werden. An diesem Anspruch hat sich bis heute nichts geändert und der Erfolg gibt ihr recht. Inzwischen betreibt Bona Lingua fünf Praxen im Raum Hannover, in denen über dreißig Therapeutinnen und Therapeuten mit unterschiedlichen Schwerpunkten wirken.

Mit dem Erfolg wuchsen bei Bona Lingua auch die Herausforderungen. Ein größeres Team, mehrere Standorte und steigende Patientenzahlen verlangen ein hohes Maß an Organisation und Vernetzung. Schnell gelangte das Bona Lingua Team zu der Überzeugung, dass sich die neuen Herausforderungen nur mit digitalen Mitteln bewältigen ließen – und hier kamen schließlich wir ins Spiel. Gemeinsam analysierten wir die Prozesse bei Bona Lingua und erarbeiteten ein Konzept, das in Bitrix24 umgesetzt werden sollte. 

Die Anforderungen des Bona Lingua Teams erforderten ein Upgrade der bisher genutzten Bitrix24-Cloud-Variante auf eine On-Premise-Version. Nachdem wir die Daten migriert hatten, wandten wir uns einem zentralen Anliegen des Teams zu: Die Patientenverwaltung sollte in Bitrix24 abgebildet und vereinfacht werden. Wir nutzten hierzu das CRM-Modul, in dem wir Funnel und Stages samt Automatisierungen einrichteten, um den Prozess der Patientenaufnahme vom Erstkontakt bis zum Therapiebeginn detailliert abzubilden. Um die zahlreichen Therapieanfragen zu koordinieren, haben wir eine Warteliste mit einer „Termin-Matching“-Funktion eingerichtet. Sobald ein Therapieplatz verfügbar ist, findet ein automatischer Abgleich mit den Präferenzen der auf der Warteliste stehenden Personen statt. Wunschtermin und -praxis sowie weitere Vorlieben können Therapieinteressierte bequem über ein online Terminbuchungsformular abgeben, das mit der Warteliste und der Verwaltung verknüpft ist. Letztere freut sich nicht zuletzt über das neue digitale Vertragsmanagement, mit dem sich abgeschlossene Therapieverträge bequem verwalten lassen.

Die Büromitarbeiter profitieren zudem von einem automatisierten Onboarding-Verfahren, Aufgabenmanagement und Wiedervorlagen, der Integration von VoIP-Telefonie als auch dem von uns eingerichteten Projektmanagementtool, das mit seinem Kanban- und Gantt-Boards zu mehr Übersicht beiträgt. Für mehr Durchblick sorgen nun auch mehrere Wissensbasen, die wir gemeinsam mit dem Bona Lingua Team angelegt haben und allen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, sich schnell und unkompliziert über interne Prozesse zu informieren; von der Getränkebestellung bis zum Antrag auf Fortbildung – alles ist übersichtlich und mittels Suchfunktion schnell auffindbar. Sollte doch einmal eine Frage zurückbleiben, lässt sich diese leicht über die Feedfunktion von Bitrix24 stellen, das dem Bona Lingua Team als interne Kommunikationsplattform dient.

Vereinfachen konnten wir schließlich auch die Prozesse in der Buchhaltung und im Rechnungswesen. Angebote und Rechnungen werden jetzt automatisiert erstellt und verschickt. Um die GoBD-Konformität der Rechnungsstellung zu gewährleisten, haben wir diese nach SevDesk ausgelagert, das via API mit Bitrix24 verbunden ist. Rechnungen werden in Bitrix24 ausgelöst, in SevDesk generiert und dann zurückgespielt und am Auftrag in Bitrix24 abgelegt. Wenn Behandlungstermine ohne voraufgehende Begründung versäumt werden, wird automatisch ein Gebührenbescheid ausgestellt.