10 wichtige Kriterien für die Wahl eines CRM-Systems

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sehen sich bei der Auswahl eines CRM-Systems  mit einer Vielzahl von Wahlmöglichkeiten konfrontiert. Bei so vielen Optionen ist man schnell überfordert. Die Wahl des richtigen CRM-Systems ist jedoch entscheidend für den Erfolg. In diesem Artikel wollen wir 10 wichtige Kriterien vorstellen, die sie bei der Auswahl eines CRM-Systems beachten sollten.

Benutzerfreundlichkeit

Eines der wichtigsten Kriterien, die es zu berücksichtigen gilt, ist die Benutzerfreundlichkeit. Das Letzte, was ein Unternehmen möchte, ist, dass seine Mitarbeiter Zeit damit verschwenden, herauszufinden, wie das CRM-System zu bedienen ist. Ein benutzerfreundliches CRM-System sollte einfach zu navigieren sein und eine übersichtliche Oberfläche bieten, die es den Mitarbeitern leicht macht, auf die benötigten Informationen zuzugreifen.

Kosten-Nutzen Verhältnis

Wenn kleine und mittlere Unternehmen ein CRM-System auswählen, ist das Kosten-Nutzenverhältnis einer der wichtigsten Aspekte. Ein zu teures CRM-System kann das Budget belasten und lässt wenig Spielraum für andere wichtige Investitionen. Andererseits kann ein zu günstiges CRM-System nicht die notwendigen Funktionen aufweisen, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Bei der Bewertung ist es wichtig, die Gesamtbetriebskosten zu berücksichtigen, einschließlich der Kosten für Software, Hardware, Schulung und Support. Ferner sollten die Kosten verschiedener CRM-Systeme verglichen und die langfristigen Vorteile der einzelnen Optionen ermittelt werden.

Anpassungsfähigkeit

Ein anderes Kriterium ist die Anpassungsfähigkeit des CRM-Systems. Ein Unternehmen benötigt ein CRM-System, das auf seine spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten werden kann. Dazu gehört die Möglichkeit, Felder, Arbeitsabläufe und Berichte individuell anzupassen. Ein anpassungsfähiges CRM-System hilft Unternehmen, das Beste aus ihrer Investition zu machen und sicherzustellen, dass sie den größten Nutzen aus dem System ziehen.

Integration

Die Integration ist ein weiteres wichtiges Kriterium, das bei der Auswahl eines CRM-Systems zu berücksichtigen gilt. Ein Unternehmen benötigt ein CRM-System, das sich nahtlos in seine bestehenden Systeme und Prozesse integrieren lässt. Dazu gehört die Integration mit Buchhaltungssystemen, Marketing-Automatisierungstools und anderen Systemen, die für den Erfolg des Unternehmens entscheidend sind. Ein CRM-System, das sich in andere Systeme integrieren lässt, hilft, Prozesse zu rationalisieren, den manuellen Aufwand zu verringern und die Effizienz zu verbessern.

Mobilität

Ein CRM-System, das über mobile Geräte zugänglich ist, ist insbesondere für Mitarbeiter, die viel unterwegs sehr praktisch. Durch den mobilen Zugriff können die Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit auf wichtige Kundeninformationen zugreifen, Aufgaben verwalten und mit Kunden kommunizieren. Mit einem mobil zugänglichen CRM-System können Unternehmen somit ihre Produktivität steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Berichterstattung und Analyse

Berichte und Analysen sind wichtige Bestandteile eines jeden CRM-Systems. Ein Unternehmen benötigt ein CRM-System, das in Echtzeit Einblicke in das Kundenverhalten und die Leistung bietet. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, Daten zu analysieren und fundierte Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Ein CRM-System mit robusten Berichts- und Analysefunktionen hilft Unternehmen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und bessere Entscheidungen für ihr Unternehmen zu treffen. Das ist gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen wichtig, die häufig mit größeren Firmen konkurrieren.

Support

Der Kundensupport ist ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines CRM-Systems, denn häufig verfügen kleine und mittelständische Unternehmen über keine IT-Abteilung. Ein KMU braucht daher ein CRM-System, das ihm einen entsprechenden Support bietet, um das System optimal zu nutzen. Dazu gehören der Zugang zu Online-Ressourcen, Benutzerhandbüchern und ein kompetentes Kundensupport-Team. Ein CRM-System mit exzellentem Kundensupport hilft KMUs, Probleme schnell zu lösen und das Beste aus ihrer Investition zu machen.

Skalierbarkeit

Die Skalierbarkeit ist ein weiteres wichtiges Kriterium, das bei der Auswahl eines CRM-Systems zu berücksichtigen ist. Ein KMU braucht ein CRM-System, das mit dem Unternehmen wachsen kann. Dazu gehört die Möglichkeit, neue Benutzer, neue Prozesse und neue Funktionen hinzuzufügen, wenn das Unternehmen wächst. Mit einem skalierbaren CRM-System können KMU sicherstellen, dass sie den größten Nutzen aus ihrer Investition ziehen, während ihr Unternehmen wächst.

Sicherheit

Das CRM-System muss in der Lage sein, Informationen vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl oder Verlust zu schützen. Ferner muss es den Branchenvorschriften und -standards entsprechen, wie z. B. der EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR) oder dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).
Um die Sicherheit des CRM-Systems zu gewährleisten, sollten kleine und mittelständische Unternehmen Lösungen wählen, die auf sicheren, zuverlässigen Servern gehostet werden und über Backup- und Wiederherstellungssysteme verfügen. Das CRM-System sollte außerdem über robuste Zugriffskontrollen und Authentifizierungssysteme verfügen, mit denen der Zugriff auf sensible Daten je nach Rolle oder Benutzer eingeschränkt werden kann.

Branchenspezifische Funktionen

Branchenspezifische Funktionen können für die Wahl eines CRM wichtig sein, da sie eine bessere Anpassung an die Bedürfnisse eines Unternehmens ermöglichen. Ein CRM mit branchenspezifischen Funktionen kann beispielsweise spezielle Prozesse, Geschäftspraktiken oder rechtliche Anforderungen berücksichtigen, was die Effizienz und den Nutzen des Systems für das Unternehmen erhöht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein CRM mit branchenspezifischen Funktionen möglicherweise teurer sein kann und nicht jede Funktion für das Unternehmen tatsächlich von Nutzen sein muss. Es ist daher ratsam, die brancheneigenen Funktionen sorgfältig gegen die Kosten und den Mehrwert abzuwägen.

Fazit

Die Wahl eines passenden CRM-Systems mag keine leichte Aufgabe sein, doch wenn Sie die zehn vorgestellten Kriterien berücksichtigen, können Sie gezielt die Weichen für Ihren unternehmerischen Erfolg stellen. Von der Benutzerfreundlichkeit über das Kosten-Nutzen-Verhältnis bis hin zu Anpassungsfähigkeit und Sicherheit – jedes Kriterium ist ein Puzzlestück für effizienteres Arbeiten und eine kundenorientierte Zukunft Ihres Unternehmens. Indem Sie sorgfältig abwägen und Ihre individuellen Bedürfnisse berücksichtigen, können Sie sicher sein, ein CRM-System zu wählen, das nicht nur Ihren aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern auch in der Lage ist, mit Ihrem Wachstum Schritt zu halten. Wenn Sie unsicher sind, welches CRM-System für Ihre Bedürfnisse geeignet sein könnte, beraten wir Sie gerne. Machen Sie einfach einen Termin mit einem unserer CRM-Experten – natürlich unverbindlich und kostenlos.