Papierstöße auf Schreibtischen, Briefe, Rechnungen, Belege und andere Dokumente, die Aktenschränke und ganze Archivräume füllen – dieses Bild verliert mit fortschreitender Digitalisierung zunehmend an Aktualität. Das elektronische Dokument verdrängt physische Schriftträger in vielen Bereichen und hat die Dokumentenverwaltung bereits verschlankt. Zugleich hat die Digitalisierung jedoch auch neue Herausforderungen mit sich gebracht: Wie können digitale Dokumente sicher archiviert werden? Wie lassen sie sich abteilungsübergreifend nutzen? Wie kann vermieden werden, dass ein Dokument in einem Unterordner verschwindet und nicht mehr auffindbar ist, wenn es dringend benötigt wird? Die Lösung ist ein digitales Dokumenten-Management-System (DMS), das gerade auch für mittelständische Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet. In diesem Artikel wollen wir diese näher beleuchten.
Was ist ein DMS?
DMS steht für Dokumenten-Management-System und ist eine Software, die Unternehmen bei der Organisation, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unterstützt. Das System ermöglicht Benutzern das Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Teilen von Dokumenten und stellt sicher, dass diese sicher und leicht zugänglich sind. Zudem lässt sich der Zugriff und die Freigabe von Dokumenten steuern. Mit “Dokumenten” sind nicht nur Textdateien wie Word-Dokumente, PDFs, E-Mails, Excel-Listen oder eingescannte Schriftstücke gemeint, sondern auch Bilder sowie Ton- und Videoformate.
Welche Vorteile bietet ein DMS für mittelständische Unternehmen?
Effizienzsteigerung
Wenn ein Unternehmen ein DMS verwendet, können Mitarbeiter Dokumente schneller und effizienter organisieren und finden. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, physische Dokumente zu durchsuchen oder E-Mails nach Dokumentanlagen zu durchforsten, können Mitarbeiter einfach das DMS-System durchsuchen, um die benötigten Dokumente schnell zu finden. Ein Marketing-Team kann beispielsweise mit nur einem Suchbefehl auf frühere Kampagnenpläne zugreifen, ohne Zeit für manuelle Suchen zu verschwenden.
Kostenersparnis
Ein DMS hilft, Kosten für Papier, Druck und Lagerung zu sparen. Anstatt physische Dokumente auszudrucken, zu kopieren und zu archivieren, können die Dokumente digital gespeichert und geteilt werden.
Verbesserte Zusammenarbeit
Ein DMS verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams, indem es die nahtlose Nutzung von Dokumenten ermöglicht. Es stellt es sicher, dass alle immer mit der aktuellen Version arbeiten. Kundenangebote können leicht zwischen Vertriebs- und Marketingteams ausgetauscht werden, um Feedback zu erhalten und Marketingmaterialien zu erstellen
Höhere Datensicherheit
Ein DMS bietet Unternehmen zudem eine höhere Datensicherheit, indem es die Kontrolle über den Zugriff auf vertrauliche Dokumente ermöglicht. Wenn die Finanzabteilung sensible Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Steuererklärungen im DMS speichert, ist die Vertraulichkeit durch Autorisierung gewährleistet. Das System ermöglicht es auch, Änderungen an Dokumenten zu protokollieren und nachzuverfolgen, wer wann welchen Dokumenten Änderungen vorgenommen hat. Auf diese Weise kann die Integrität von Dokumenten gewährleistet werden, und es lässt sich nachvollziehen, wer für welche Veränderungen verantwortlich ist.
Compliance
Ein DMS erleichtert Unternehmen außerdem die Einhaltung von Compliance-Regeln und gesetzlichen Vorschriften. Fallen in einem Unternehmen viele hochsensible Daten an, wie es beispielsweise im medizinischen Bereich der Fall ist, kann mit einem DMS deren gesetzeskonforme Archivierung gewährleistet und sichergestellt werden, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben.
Fazit
Ein DMS bietet mittelständischen Unternehmen viele Vorteile, die sich positiv auf die Unternehmensabläufe auswirken. Eine effiziente Dokumentenverwaltung, verbesserte Zusammenarbeit, hohe Sicherheit und Datenschutz, Kostenersparnis und Skalierbarkeit sind nur einige der Gründe, warum ein DMS für mittelständische Unternehmen eine sinnvolle Investition ist.
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