Telefonintegration im CRM. Mehr Power für Vertrieb und Support

Die Integration einer VoIP-basierten Telefonielösung in ein CRM-System macht dieses zu einem noch effektiveren Werkzeug, um Vertriebs- und Kundenbetreuungsprozesse erheblich zu verbessern. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick darauf, welche Vorteile die Telefonintegration für den Vertrieb und die Kundenbetreuung bereithält, und stellen zwei beliebte Anbieter etwas näher vor.

Was ist VoIP-Telefonie und wie funktioniert sie?

Seit der Abschaltung des ISDN-Netzes in Deutschland im Jahr 2022 ist VoIP der Standard für das Festnetz. VoIP, kurz für Voice over Internet Protocol, ist eine Technologie, die es ermöglicht, Telefonate über das Internet zu führen. Dabei werden die analogen Signale eines Telefongesprächs in digitale Daten umgewandelt und über das Internet übertragen. VoIP-Telefonie ermöglicht es Unternehmen, Anrufe über das Internet zu tätigen und zu empfangen, ohne auf eine klassische Telefonanlage angewiesen zu sein. An ihrer Stelle tritt die virtuelle Telefonanlage. Alles, was hierzu benötigt wird, ist ein Internetanschluss, ein VoIP-Anbieter, der die Software und Dienste zur Verfügung stellt, und zuletzt die geeignete Hardware. Das können IP-Telefone, also VoIP-fähige Telefone (Tischtelefon, WLAN-Telefon oder DECT-Telefon), oder auch Softphones sein. Bei Softphones handelt es sich um eine Software, die Telefonfunktionen auf einem Computer oder einem Smartphone ermöglicht. Aber auch ISDN-Telefone lassen sich häufig mittels eines Adapters, eines sogenannten SIP-Trunks, für VoIP-Telefonie nutzen.

Was ist der Vorteil einer virtuellen Telefonanlage?

Im Vergleich zu einer klassischen Telefonanlage haben ihre virtuellen Pendants zahlreiche Vorteile:

Geringe Kosten

Virtuelle Systeme sind deutlich günstiger als konventionelle Telefonanlagen, weil keine hohen Anschaffungs-, Instandhaltungs- und Wartungskosten anfallen, wie sie bei einer klassischen Anlage entstehen. Außerdem sind die Verbindungsentgelte in der Regel günstiger als bei normaler Telefonie, und Anrufe innerhalb eines Unternehmens sind kostenlos.

Höhere Flexibilität

Waren Telefonnummern früher an physische Telefonleitungen und damit an bestimmte Standorte gebunden, werden die Telefonnummern virtueller Telefonsysteme ganz einfach über das Internet verwaltet und genutzt. Ein VoIP-Telefonzugang kann von jedem Internetzugang, also standortunabhängig, genutzt werden, um Einzel- oder mehrere Gespräche (Konferenz) zu führen.

Bessere Skalierbarkeit

Virtuelle Telefonanlagen lassen sich außerdem deutlich flexibler skalieren. Wenn man eine Telefonnummer für einen neuen Mitarbeiter benötigt, bucht man sie einfach hinzu. Braucht man sie nicht mehr, bestellt man sie wieder ab.

Kurze Vertragslaufzeiten

Zur Flexibilität von virtuellen Anlagen trägt auch bei, dass die meisten Anbieter keine oder nur kurze Mindestvertragslaufzeiten haben, und die Kündigungsfrist in der Regel lediglich einen Monat beträgt.

Welche Vorteile hat die Telefonintegration in einem CRM-System?

Virtuelle Telefonsysteme lassen sich in der Regel vollkommen nahtlos in CRM-Systeme einbinden. Die fließende Integration ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch und eröffnet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen:

Steigerung von Effizienz

Ein kleines Beispiel: Ein Kunde ruft bei einem Unternehmen an, weil er eine Frage zu seinem Auftrag oder einem erworbenen Produkt hat. Sobald der Kundenanruf eingeht, zeigt das CRM-System automatisch alle relevanten Informationen zum Anrufer auf dem Bildschirm des Mitarbeiters an. Dieser weiß nicht nur sofort, wer anruft, sondern hat auch alle Details zum Auftrag auf einen Blick vor sich. Auch der bisherige Kommunikationsverlauf lässt sich einsehen. Zeitaufwändiges Nachfragen bei Kollegen erübrigt sich damit.

Verbesserte Vertriebsprozesse

Von einer direkten Anbindung profitiert auch der Vertrieb. Durch die Integration des Telefons in das CRM ist es möglich, Kunden direkt aus der CRM-Plattform anzurufen. Die Suche nach Telefonnummern und das manuelle Eintippen gehören der Vergangenheit an. Ein einfacher Klick auf die am Kundenkontakt hinterlegte Telefonnummer genügt. Während des Verkaufsgesprächs können die Vertriebsmitarbeiter zudem direkt auf die im CRM hinterlegten Daten zugreifen und sehen, welche Produkte oder Dienstleistungen der Kunde zuvor erworben hat. Das erleichtert es, Angebote ganz individuell zuzuschneiden und potenzielle Cross- und Up-Selling-Möglichkeiten zu identifizieren. Mitarbeiter können während des Anrufs außerdem direkt Notizen im Kommunikationsverlauf des CRM-Systems erstellen, die gewährleisten, dass alle anderen Vertriebsmitarbeiter auf dem aktuellen Stand sind. Die Integration verbessert damit auch die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und macht den Vertrieb effizienter.

Größere Kundenzufriedenheit

Nicht zuletzt führt die Telefonintegration zu einem rundum verbesserten Kundenerlebnis. Greifen wir hierzu noch einmal das oben genannte Beispiel des Kunden auf, der eine Auskunft zu seinem Auftrag oder einem erworbenen Produkt hat. Durch die direkte Abrufbarkeit aller relevanten Daten im CRM kann der Supportmitarbeiter sofort auf die Wünsche des Kunden reagieren und eine passende Lösung bieten. Weil der Mitarbeiter außerdem alle vergangenen Interaktionen und Einkäufe des Kunden einsehen kann, ist es ihm möglich, eine persönlichere Kommunikation zum Kunden zu entwickeln, was ein wichtiger Schlüssel für eine langfristige Kundenbindung ist.

Insgesamt ermöglicht die Telefonintegration in CRM-Systeme effizientere Vertriebs- und Supportprozesse und ein höhere Kundenzufriedenheit.

Inopla und Placetel – Zwei Telefonsysteme für KMU

Inopla und Placetel gehören zu den beliebtesten Anbietern für VoIP-basierte Cloud-Telefonie. Cloud-Telefonie bedeutet, dass die gesamte Telefoninfrastruktur und die Funktionen in der Cloud, also auf den Servern des Anbieters untergebracht sind. Der Nutzer greift über das Internet auf die virtuelle Telefonanlage zu, die Wartung und Aktualisierung erfolgt durch den Anbieter. Die Telefonlösungen von Placetel und Inopla lassen sich vollkommen nahtlos in ein CRM-System integrieren.

Placetel

Placetel eignet sich besonders für alle Unternehmensgrößen und bietet ein äußerst umfangreiches Funktionspaket von über 150 Telefonie-Funktionen an, darunter klassische Telefonanlagenfunktionen wie Halten, Makeln, Weiterleiten und Anklopfen, außerdem eine moderne Anrufsteuerung mit flexiblem, regelbasiertem Routing und dem parallelen und seriellen Klingeln sowie Mail2Fax, Ansagen und Wartemusik und Sprachmenüs zur Vorqualifizierung von Anrufen. Die Einrichtung und Verwaltung von Placetel erfolgt bequem über ein Webportal und geht rasch von der Hand. Die Mitnahme von Rufnummern ist kostenlos möglich. Placetel bietet zwei monatlich kündbare Pakete an, „Basic“ und „Enterprise“. Wer sich für das Enterprise-Paket entscheidet, erhält weitere zusätzliche Funktionen wie unter anderem „Team-Messaging“ und „Online-Meeting“, die es erlauben, in Einzel- oder Gruppenchats zu kommunizieren und Telefon-Konferenzen mit bis zu 1000 Teilnehmern abzuhalten. Placetel gibt es auch als App für Smartphones, sodass man auch unterwegs unter seiner Büronummer erreichbar ist.

Inopla

Inopla glänzt wie Placetel mit einer einfachen Bedienung und eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Neben den klassischen Telefonanlagenfunktionen wie Halten, Makeln, Weiterleiten oder Anklopfen, bietet Inopla ein zentrales Telefonbuch, Anrufsteuerung und -weiterleitung, Gruppenruf (parallel oder sequenziell), Ansagen und Warteschleife, Mailbox und ein E-Fax pro Benutzer. Inopla bietet insgesamt drei monatlich kündbare Pakete mit unterschiedlichen Leistungsumfängen an. Wer mehr als Basisfunktionen benötigt, kann zu den Paketen Business oder Enterprise greifen, die umfassende Zusatzfunktionen bieten. Hierzu gehören unter anderem eine Konferenzfunktion, umfassende Integrationen, Callcenter-Funktion und die kostenlose Bereitstellung von Computer- und Smartphone-Apps. Auch bei Inopla ist die Mitnahme von Rufnummern kostenlos.

Fazit

Die Telefonintegration in ein CRM-System ist ein entscheidender Schritt zur Optimierung von Vertriebs- und Kundenserviceprozessen. Egal, ob Sie ein aufstrebendes kleines Unternehmen sind, das seine Vertriebsprozesse verbessern möchte, oder ein etabliertes Großunternehmen, das die Kundenerfahrung auf das nächste Level heben will – die nahtlose Integration eines VoIP-Telefonsystems beschleunigt Geschäftsprozesse und steigert die Effizienz. Wenn Sie sich fragen, ob sich eine Telefonintegration auch für Sie lohnen würde, beraten wir Sie gerne und helfen Ihnen selbstverständlich auch bei der Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen. Buchen Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin. Wir freuen uns auf Sie!