Must have – Digitales Buchhaltungstool

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, seine Geschäftsvorgänge vollständig und nachprüfbar zu verbuchen. Wenn das in Papierform und händisch geschieht, kann das sehr zeitaufwendig sein. Eine digitales Buchhaltungstool verspricht hier Abhilfe und wartet mit zahlreichen Vorzügen auf. Welche Vorteile ein digitales Buchhaltungstool bietet, warum es mittlerweile zu den Standarderweiterungen von CRM-Systemen gehört und worauf Sie bei der Auswahl einer Software achten sollten, diesen Fragen wollen wir uns in diesem Artikel widmen.

Was ist ein digitales Buchhaltungstool?

Ein digitales Buchhaltungstool ist eine Softwareanwendung, die speziell für die Verwaltung von Finanztransaktionen und die Buchhaltung von Unternehmen entwickelt wurde. Ein solches Tool automatisiert viele manuelle Prozesse, die mit der Buchführung verbunden sind, und ermöglicht es, Geschäftsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen und andere Finanzdokumente effizienter zu verwalten. Digitale Buchhaltungstools verfügen über verschiedene Funktionen: Mit ihnen können beispielsweise Geschäftsbelege aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Scans oder Bildern erfasst werden, Rechnungen und Mahnungen lassen sich automatisiert erstellen und Buchungen automatisiert kategorisieren und verbuchen. Sie können Finanzberichte wie Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen, und auch die Verwaltung von Bankkonten und Zahlungsabwicklungen ist möglich.

Welche Vorteile bietet ein digitales Buchhaltungstool?

Gegenüber der manuellen Buchführung bieten digitale Tools zahlreiche Vorteile:

Kosten und Zeit sparen

Eine digitalisierte Buchhaltung spart Kosten und Zeit. Der Papierbedarf wird drastisch reduziert, und auch Ordner, Aktenschränke, Lagerräume und Verwaltungspersonal werden nicht mehr in gleichem Maß benötigt wie noch bei der papierbasierten Buchführung. Weil alle Dokumente digital vorliegen, lassen sie sich mit nur wenigen Klicks wiederfinden. Das zeitaufwändige Blättern in Aktenordnern entfällt ebenso wie das Sortieren von Belegen. Diese lassen sich zudem auch spielend leicht per E-Mail verschicken, Sie müssen kein Porto mehr zahlen, und der Gang zur Post entfällt.

Ortunabhängiger Zugriff

Weil alle Daten zentral gespeichert sind und über das Internet abgerufen werden können, ist die Einsichtnahme von Dokumenten nicht mehr auf das Büro beschränkt, und es kann ortunabhängig gearbeitet werden, was gerade in Zeiten von Homeoffice und Remote Work ein großer Vorteil ist.

Genauigkeit

Durch die Automatisierung der Buchhaltungsaufgaben wird das Risiko von menschlichen Fehlern wie z.B. Tippfehlern oder fehlerhaften Berechnungen verringert. Durch automatisierte Rechenfunktionen, integrierte Validierungen und Prüfmechanismen verbessert sich die Genauigkeit der Buchhaltung, und Fehler können dank Änderungshistorie schneller erkannt und behoben werden.

Transparenz

Transparenz schafft ein digitales Buchhaltungstool gleich in mehrfacher Hinsicht. Für das Management eines Unternehmens ist es wichtig, sich schnell einen Überblick über die Finanzen verschaffen zu können. Mit einem digitalen Buchhaltungstool geht dies in Echtzeit, was es ermöglicht, rascher auf finanzielle Herausforderungen zu reagieren. Es ist zudem möglich, Finanzberichte automatisch generieren zu lassen: Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen oder Cashflow-Statements lassen sich per Mausklick abrufen. Die Möglichkeit, alle Transaktionen bis auf die Belegebene zu verfolgen, erleichtert es zudem, Buchungen zu überprüfen, Fehler oder Unstimmigkeiten zu identifizieren und finanzielle Zusammenhänge zu verstehen. Digitale Buchhaltungstools ermöglichen es, den Zugriff auf Finanzdaten zu kontrollieren und zu beschränken. Es lassen sich Zugriffsebenen festlegen, sodass nur autorisierte Personen auf bestimmte Finanzinformationen zugreifen können.

Compliance

Die Digitalisierung der Buchhaltung erleichtert auch die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, denn eine Buchhaltungssoftware kann automatisch dafür sorgen, dass alle relevanten Daten erfasst und aufbewahrt werden und dass Buchungen korrekt verbucht werden. Ein Unternehmen kann damit sicher sein, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Dies führt uns gleich zu der Frage:

Warum gehören Buchhaltungstools zu den Standarderweiterungen von CRM-Systemen?

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, die für die Integration eines Buchhaltungstools in ein CRM-System sprechen: Die Verbindung von Finanz- und Kundeninformationen unterstützt eine effektive Kundenbetreuung, das Forderungsmanagement und ermöglicht fundierte Entscheidungen, eine effiziente Auftrags- und Rechnungsabwicklung und insgesamt einen ganzheitlicheren Blick auf die Kundenbeziehungen. 

Ein wesentlicher Grund für die Anbindung von Buchhaltungstools an CRMs ist aber die GoBD-Konformität. GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Hierbei handelt es sich um eine Richtlinie des Bundesministeriums der Finanzen, die die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung elektronischer Buchhaltungsdaten festlegt. Die GoBD gelten für alle Unternehmen in Deutschland und bestimmen, dass Geschäftsvorfälle und Buchführung ordnungsgemäß dokumentiert werden müssen. Sie definieren die Grundsätze für die Aufzeichnung, Verarbeitung, Aufbewahrung, Sicherheit und den Zugriff auf elektronische Daten und Dokumente in Bezug auf die steuerlichen und rechtlichen Verpflichtungen. Häufig genügen CRM-Systeme diesen Anforderungen nicht, was die Integration eines GoBD-konformen Buchhaltungstools unumgänglich macht, wenn die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sichergestellt werden soll.

Worauf ist bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware zu achten?

Neben der GoBD-Konformität und Datensicherheit sollten Sie vor allem darauf achten, dass Kosten und Nutzen der Buchhaltungssoftware im richtigen Verhältnis stehen und das Programm skalierbar und benutzerfreundlich ist. Dies ist besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen wichtig, die über keine eigene IT-Abteilung verfügen. Datev, LexOffice und Sevdesk bieten KMU-freundliche Lösungen an. Wenn Sie unsicher sind, welche Buchhaltungssoftware den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, beraten wir Sie gerne. Buchen Sie einfach einen kostenlosen Termin bei einem unserer Experten.