Projektmanagement-Tool – Planen und erfolgreich umsetzen

In mittelständischen Unternehmen sind Projektumfänge häufig eher überschaubar. Dennoch kann eine Projektmanagement-Tool sinnvoll sein, da dessen Funktionen einem Team bei der Planung und erfolgreichen Umsetzung des Projekts entscheidend helfen können. In diesem Artikel wollen wir uns genauer damit befassen.

Was ist eigentlich ein Projektmanagement-Tool?

Ein Projektmanagement-Tool (PM-Tool) ist eine Software-Anwendung, die entwickelt wurde, um bei der Planung, Organisation und Durchführung von Projekten zu helfen. Es bietet Funktionen und Tools, um Aufgaben zu verwalten, Ressourcen zuzuweisen, Zeitpläne zu erstellen, Fortschritte zu verfolgen und die Möglichkeit, reibungslos zusammenzuarbeiten und sich auszutauschen, wie auch Projektinformationen zentral zu speichern. Sie helfen Teams und Projektmanagern dabei, den Überblick über ihre Projekte zu behalten, die Effizienz zu steigern und die Zielsetzung des Projekts leichter zu erreichen. Es gibt unterschiedliche Arten von Tools: webbasierte Plattformen, Desktop-Anwendungen oder mobile Apps, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Möglichkeiten mitbringen.

Inwiefern können gerade mittelständische Unternehmen von der Einführung eines Projektmanagement-Tools profitieren?

Effizienzsteigerung

PM-Tools bieten verschiedene Funktionen, um Arbeitsprozesse zu strukturieren und den Ablauf eines Projekts zu verbessern. Sie ermöglichen die Planung von Aufgaben, das Festlegen von Abhängigkeiten und Prioritäten sowie das Zuweisen von Verantwortlichkeiten. Durch die klare Darstellung von Aufgaben und Fristen kann das Team seine Arbeit besser organisieren und den Fortschritt der Projekte verfolgen. Dies führt zu mehr Effizienz, da die Teammitglieder ihre Aufgaben im Blick haben und sich auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Ressourcenoptimierung

Selbst wenn der Projektaufwand überschaubar ist, ist es wichtig, Ressourcen wie Zeit, Budget und Mitarbeiter effektiv einzusetzen. PM-Tools helfen dabei, Ressourcen zu planen und zu verwalten. Sie ermöglichen eine bessere Einsicht in die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, die Planung von Arbeitszeiten und die Zuweisung von Aufgaben. Durch eine effiziente Ressourcenzuweisung können Engpässe vermieden, Überlastungen reduziert und die Produktivität des Teams deutlich gesteigert werden.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Ein PM-Tool schafft optimale Voraussetzungen, damit Teams besser zusammenarbeiten können. Teammitglieder können innerhalb der Plattform miteinander kommunizieren, Dokumente teilen, Aufgaben kommentieren und das Voranschreiten des Projekts verfolgen, und das in Echtzeit. Die Mitglieder eines Teams können parallel an verschiedenen Aspekten eines Projekts arbeiten, ohne dass es zu Konflikten oder Datenverlust kommt. Die Synchronisierung und Aktualisierung von Informationen erfolgt postwendend, sodass alle Teammitglieder stets Zugriff auf die neuesten Daten und Fortschritte haben. Selbiges gilt für die Kommunikationsfunktionen: Echtzeit-Chat, Kommentare und Benachrichtigungsfunktionen erlauben es, schnell auf Anfragen und Änderungen zu reagieren, Diskussionen zu führen und Entscheidungen rasch zu treffen. Das fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht es dem Team, effizienter und koordinierter zu arbeiten, selbst wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten oder zu verschiedenen Zeiten arbeiten.

Transparenz und Nachverfolgbarkeit

Ein PM-Tool fungiert als zentraler Ablageort für alle projektbezogenen Informationen und macht diese allen Teammitgliedern leicht zugänglich. Das schafft Transparenz, da alle Beteiligten den aktuellen Stand des Projekts einsehen können. Aufgaben, Fortschritte, Änderungen und Entscheidungen können leicht nachverfolgt werden, was eine bessere Kontrolle über den Projektfortschritt ermöglicht und korrigierende Eingriffe erleichtert, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Skalierbarkeit

Auch wenn der Projektaufwand zunächst überschaubar sein mag, kann sich das in der Zukunft ändern, sobald das Unternehmen wächst oder neue Projekte hinzukommen. PM-Tools sind in der Regel skalierbar und können sich den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens anpassen. Sie bieten die Möglichkeit, weitere Funktionen und Module hinzuzufügen, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, das Projektmanagement-Tool langfristig einzusetzen und bei Bedarf zu erweitern.

Was Sie bei der Auswahl einer Software beachten sollten

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, ein PM-Tool für Ihr Unternehmen anzuschaffen, sollten Sie verschiedene Aspekte berücksichtigen. Wichtig ist zunächst einmal, die eigenen Anforderungen zu kennen, denn nur dann wird die Einführung des Tools im Unternehmen erfolgreich sein. Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen reichen meist schon Tools aus, die die grundlegenden Funktionen abdecken. Hierzu zählen die Aufgabenverwaltung, Zeitplanung, Ressourcenmanagement, Dokumentenverwaltung und Kommunikation. Wenn das Tool zudem die Möglichkeit von Erweiterungen bietet, ist dies nicht verkehrt, um auch künftigen Anforderungen gerecht werden zu können. Die gebotenen Funktionen und der Mehrwert des Tools sollten natürlich immer in einem gesunden Verhältnis zum Preis stehen.

Sehr wichtig, gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, ist auch die Benutzerfreundlichkeit. Die Mitarbeiter sollten möglichst schnell mit dem PM-Tool arbeiten können, ohne zuvor eine umfangreiche Schulung absolvieren zu müssen. Aus diesem Grund bieten sich besonders solche Tools an, die über eine intuitive und stark visualisierte Benutzeroberfläche verfügen. Das PM-Tool von Trello ist hierfür ein gutes Beispiel. Zuletzt sollte ein PM-Tool sich auch immer in die anderen bereits im Unternehmen verwendeten Systeme integrieren lassen und die hinterlegten Daten hinreichend schützen. Gerne beraten wir Sie und helfen Ihnen, das Projektmanagement-Tool zu finden, dass am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Buchen Sie einfach einen Termin bei einem unserer Experten.